Este artigo explica como resolver o problema de falta de espaço no Outlook/Office 365.
É comum diretores e key users terem problemas com falta de espaço no Office 365 devido a quantidade de e-mails que essas pessoas recebem e enviam. Por se tratar de usuários críticos para o negócio, a manutenção adequada dessas caixas torna-se essencial.
Atualmente o Office 365 (Assinatura Basic, Standard e Business Premium) tem um limite de 50 GB para a caixa principal, e mais 50 GB – no caso do Basic e Standard – e ilimitado – no caso do Business Premium – para o arquivo morto online.
1. Apague e-mails grandes e desnecessários.
O limite de envio e recebimento de anexo no Office 365 é de 150 MB por e-mail. Portanto é muito comum usuários utilizarem esse meio para envio de arquivos pesados. Procure orientar seus colaboradores a utilizarem o OneDrive para enviar arquivos maiores que 25 MB.
No Outlook App é possível buscar por todos os e-mails grandes da sua caixa de e-mails. Procure por Pasta de Pesquisa na estrutura de pastas do Outlook. Clique com o botão direito do mouse e depois clique em Nova Pasta de Pesquisa, e na próxima janela selecione E-mails grandes. Também é possível escolher o tamanho mínimo do anexo. Como dica, eu oriento escolher e-mails maiores que 1 MB (1024 KB).
Feito isso, automaticamente é aberta uma nova pasta com todos os e-mails grandes ordenados pelo tamanho. Minha dica é remover e-mails duplicados. Faça a remoção através das teclas Shift + Delete, assim o e-mail é apagado diretamente sem passar pela lixeira.
2. Remova anexos e deixe a conversa.
Outra dica importante é apagar somente os anexos dos e-mails grandes, mantendo assim toda a conversa trocada. Em muitos casos, há uma troca de e-mails com grandes anexos, e somente será necessário o anexo mais recente.
Para apagar anexo de um e-mail basta clicar na seta que acompanha o anexo e clicar em Remover Anexo.
3. Arquive e-mails no Arquivo Morto Online.
Algumas vezes não é possível apagar os e-mails por questões legais. Então a melhor opção é arquivá-los no Arquivo Morto Online. Antes de utilizar essa opção, é necessário verificar com o seu administrador do Office 365 se o Arquivo Morto Online está ativado em sua conta de e-mails.
Com o Arquivo Morto Online ativado, vamos voltar a pasta de pesquisa de E-mails grandes. Selecione uma quantidade razoável de e-mails (no máximo 100 e-mails por vez), clique com o botão direito do mouse, procure a opção Mover, escolha Outra Pasta, desça até encontrar a caixa Arquivo Morto Online, crie uma pasta nova para que o e-mail fique organizado – minha sugestão é criar a mesma estrutura de pasta da sua caixa principal – depois clique em OK.